пятница, 30 ноября 2012 г.

Семинар "Тайм-менеджмент: современные методики и решения по управлению временем, практикум в MS Outlook"

Ближайшие даты и места проведения данного семинара указаны в "Расписании семинаров".

Первый день семинара посвящён современным методикам и практическим решениям по управлению временем.
Навыки тайм-менеджмента и личной эффективности становятся неотъемлемыми и крайне важными для современного руководителя и специалиста. Практика показывает, что сотрудник, умеющий планировать и организовывать свое время, успевает выполнять объём работ в 1,5 - 2 раза больше, чем его среднестатистический коллега. И на это он затрачивает практически такое же количество энергии. Даже при экономии 2 часов в день высвобождается более 12 дополнительных недель в год! При умножении 12 недель на количество сотрудников в организации получается большой резерв времени, который можно потратить на любые цели: развитие, выполнение стратегических проектов, разработка новых продуктов, выход на новые рынки, оптимизация бизнес-процессов и т.д.
На семинаре подробно рассматриваются 2 вида тайм-менеджмента: корпоративный (создание чётко отлаженной системы управления временем на уровне организации), личный (а также - Life management, повышение личной эффективности и качества управления временем, как на работе, так и вне её: дом, семья, любимые занятия и др.). По каждому разделу семинара приводятся практические примеры, основанные на ведущем опыте из данной области и работе различных организаций.
Все методики, которые рассматриваются на семинаре, успешно апробированы и используются автором и многими коллегами-экспертами в течение более 10 лет. Благодаря знаниям и навыкам, полученным на семинаре, многие участники уже значительно улучшили эффективность своей работы. Это выражено в повышении реальных измеримых показателей: количество задач, выполненных в срок, доля полезного рабочего времени, потраченного на достижение стратегических целей, процент выполненных поручений, объём обрабатываемой информации в течение дня (электронных писем, документов), объёмы продаж (финансовых потоков) и многое другое.
Уникальность и отличие данного семинара состоит в том, что на нём показывается тесная связь бизнес-процессов (процессного подхода) и тайм-менеджмента. Т.е. на основе описанных бизнес-процессов (моделей и регламентов) запускается оперативное управление ими. А на нижнем уровне идёт управление задачами и организация эффективной работы исполнителей в рамках каждого бизнес-процесса с помощью методик и технологий тайм-менеджмента.
На семинаре выполняются практические задания по разработке основных компонентов системы тайм-менеджмента, анализу и повышению личной эффективности. Это позволяет участникам семинара сразу после его завершения встраивать полученные наработки в свою профессиональную деятельность и дальше их развивать.
Первый день семинара даёт ответы на следующие вопросы:
  • Как быстро выполнять большой объём задач и найти резервы времени?
  • Как правильно планировать своё время, задачи, встречи?
  • Как расставлять приоритеты в работе и выбирать главное?
  • Как упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность?
  • Как контролировать бизнес-процессы и исполнение задач (поручений)?
  • Как разработать и внедрить стандарт управления временем на уровне организации?
  •  Как добиться выполнения задач и бизнес-процессов в строго заданное время?
  • Как эффективно работать в режиме многозадачности и достигать одной задачей нескольких целей?
  • Как обеспечить выполнение неприятных и сложных, но важных задач?
  • Как использовать весь потенциал информационных и технических средств для управления временем и личной эффективности?
  • Как принимать правильные управленческие решения с помощью простых и работающих на практике методов?
  • Как минимизировать поглотители времени и прерывания в работе?
Второй день семинара полностью посвящён решению практических задач тайм-менеджмента в программе Microsoft Outlook.
На сегодняшний день Microsoft Outlook является одним из самых распространённых программных продуктов оперативного управления и тайм-менеджмента, установлен практически на каждом компьютере. Практика показывает, что применение такого простого, недорогого и в тоже время функционального инструмента вместе с соответствующими методиками в несколько раз повышает эффективность и качество работы пользователя. Для руководителей – это возможность высвободить время и сосредоточиться на стратегических задачах, для специалистов – это возможность выполнить собственные задачи и поступившие поручения быстрее установленных сроков и в полном объёме.
Основной акцент на втором дне семинара делается не на том "какие нажимать кнопки", а на том как решать практические бизнес-задачи с помощью MS Outlook (т.е. правильно планировать задачи и встречи, контролировать исполнение задач и бизнес-процессов, эффективно работать с электронной почтой и большими объёмами информации). Поэтому по результатам обучения участники получают знания + навыки как по работе в MS Outlook, так и по основам тайм-менеджмента.
Особое внимание уделено интеграции MS Outlook с программными продуктами бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов (MS Visio, Business Studio и др.), как перспективному направлению развития.
На втором дне семинара предоставляются компьютеры с установленным MS Outlook, на которых выполняются практические задания. Для более качественной работы приветствуется использование участниками личных ноутбуков и планшетных компьютеров. В целях упрощения практических заданий MS Outlook рассматривается в локальной версии без привязки к корпоративной ИТ-системе и Exchange-серверам. Материалы в MS Outlook, которые демонстрируются на семинаре, передаются участникам в электронном виде.
Второй день семинара даёт ответы на следующие вопросы:
  • Как повысить мастерство деловой переписки?
  • Как эффективно работать с большими объёмами информации, в том числе с электронной почтой?
  • Как обеспечить надёжную защиту своей электронной почты от нежелательных сообщений и потенциальных угроз безопасности?
  • Как автоматизировать и ускорить согласование документов и регламентов бизнес-процессов?
  • Как выполнять хронометраж задач и бизнес-процессов, вести измерение и учёт ключевых показателей KPI тайм-менеджмента?
  • Как использовать модели и регламенты бизнес-процессов для планирования и назначения задач в MS Outlook (в том числе разработанные в других системах: MS Visio, Business Studio и др.)?
  • Как эффективно планировать свой рабочий день и неделю в электронном календаре MS Outlook, работать с несколькими календарями?
  • Как синхронизировать информацию и календари, работая на нескольких компьютерах и мобильных устройствах?
  • Как и в каких случаях применять Интернет-календари?
  • Как применять базовые и сервисные функции MS Outlook на профессиональном уровне?
  • Какие особенности и «тонкости» имеет MS Outlook, которые не известны обычным пользователям?
Семинар-практикум предназначен для всех руководителей и специалистов вне зависимости от сферы деятельности и отрасли. В первую очередь рекомендуется пройти обучение тем руководителям и специалистам, которые работают с большими объёмами информации, имеют высокую трудовую загрузку, участвуют во многих бизнес-процессах организации, выполняют сложные и многопрофильные задачи.


Программа семинара-практикума

ПЕРВЫЙ ДЕНЬ
1. Основы управления бизнес-процессами и их связь с тайм-менеджментом

  • Система управления бизнес-процессами и процессный подход: основные понятия и компоненты
  • Типы и особенности бизнес-процессов в организации, технологические карты и регламенты
  • Бизнес-навигатор: база знаний о всей деятельности организации (содержание и разработка)
  • Методика и нотации описания бизнес-процессов, примеры основных бизнес-моделей организации
  • Обзор программных продуктов бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов (Business Studio, MS Visio и др.)
  • Практические рекомендации по управлению проектами организационно-корпоративного развития (Project management)
  • Связь бизнес-процессов и тайм-менеджмента (оперативного управления)
2. Тайм-менеджмент: методики и успешные практики
  • Основные понятия, принципы и значение тайм-менеджмента
  • Архитектура системы тайм-менеджмента и методики её разработки
  • Корпоративный и личный тайм-менеджмент (включая Life management)
  • Стандарт тайм-менеджмента для организации (содержание и внедрение)
  • Соглашения о качестве внутренних услуг и исполнения задач в организации (SLA – Service Level Agreement), примеры
  • Сбалансированная система показателей BSC / KPI: примеры основных компонентов и их связь с тайм-менеджментом
  • Система мотивации персонала, примеры
3. Планирование целей и задач
  • Разработка дерева целей и стратегических проектов
  • Связь долгосрочного, среднесрочного и краткосрочного планирования (год, месяц, неделя, день)
  • Разработка личных и корпоративных показателей KPI для измерения достижения целей
  • Планирование достижения целей (пошаговый план, графические модели – «дорожные карты»)
  • Типы и особенности задач в тайм-менеджменте (жёсткие, гибкие, плавающие и др.)
  • Планирование задач на неделю и день, работа с календарём (ежедневником)
  • Нормирование времени, определение оптимальной длительности выполнения задач и бизнес-процессов, экономия времени
  • Техника расстановки приоритетов задач, баланс срочного и важного
  • Делегирование задач: рекомендации, примеры и методы стимулирования сотрудников
  • Система контроля исполнения поручений руководителя
4. Достижение целей и эффективное выполнение задач
  • Анализ и минимизация поглотителей времени
  • Анализ и минимизация прерываний (отвлечений) в работе
  • Хронометраж и измерение ключевых показателей тайм-менеджмента (KPI)
  • Технические методы повышения личной эффективности и опыт их применения: быстрое чтение и печать на клавиатуре, методы поддержки принятия решений, бенчмаркинг, правильная организация рабочего места, автоматизация выполнения задач, оптимизация телефонных звонов, структурирование информации и др.
  • Психологические методы повышения личной эффективности
  • Работа в режиме многозадачности и повышенных нагрузок, рекомендации по обеспечению высокой и стабильной работоспособности
  • Оптимизация подготовки и проведения совещаний, коллективной работы
  • Работа с неприятными и сложными («неподъёмными») задачами
  • Технологии отдыха
  • Контроль и анализ достижения целей, индивидуальная панель управления для руководителя и сотрудника

ВТОРОЙ ДЕНЬ
5. Интерфейс и базовые функции MS Outlook

  • Главное меню («лента»)
  • Область навигации
  • Учётные записи, файлы данных, резервное копирование
  • Представления: просмотр, создание, настройка
  • Работа с контактами (адресная книга): создание, настройка, отображение, история взаимодействия по контакту
  • Заметки и ведение личной базы знаний
  • Методы ускорения работы в MS Outlook
6. Раздел «Почта» MS Outlook
  • Основные функции и настройки раздела «Почта»
  • Настройка каталога папок для хранения писем
  • Обработка входящих и исходящих писем (правила эффективной работы с информацией)
  • Поиск писем по параметрам
  • Работа с несколькими почтовыми серверами (учётными записями)
  • Настройка многоуровневого метода защиты от нежелательных сообщений (спама), фильтры (правила)
  • Настройка автоматических ответов на входящие письма (при отсутствии на работе)
  • Правила и мастерство деловой переписки
  • Функция «Слияние», массовое создание индивидуальных писем (рассылка)
7. Раздел «Задачи» MS Outlook
  • Основные функции и настройки раздела «Задачи»
  • Планирование и назначение задач
  • Группировка задач по бизнес-процессам и другим категориям
  • Делегирование задач
  • Контроль исполнения задач и поручений: активные, завершённые, просроченные задачи
  • Контроль согласования моделей бизнес-процессов и документов с помощью новых пользовательских полей
  • Хронометраж бизнес-процессов и задач (учёт и анализ времени выполнения, длительность)
  • Импорт задач в MS Outlook из моделей бизнес-процессов, разработанных в программных продуктах бизнес-моделирования (MS Visio, Business Studio, ARIS) и управления проектами (MS Project)
8. Раздел «Календарь» MS Outlook
  • Основные функции и настройки раздела «Календарь»
  • Планирование задач, встреч (событий) в календаре
  • Типы задач и встреч (жёсткие, плавающие, гибкие, повторяющиеся, многодневные и др.)
  • Настройка напоминаний (оповещений) для встреч
  • Работа с панелью задач в календаре, бюджетирование времени в календаре на выполнение задач
  • Условное форматирование: автоматическая подсветка встреч в календаре в зависимости от типа и названия встречи
  • Работа с несколькими календарями, наложение календарей
  • Поиск встреч по ключевым словам, отбор встреч по параметрам
  • Хронометраж задач и встреч в календаре (учёт и анализ времени выполнения, длительность)
  • Печать календаря
  • Синхронизация календаря MS Outlook на нескольких устройствах (компьютер, планшет, коммуникатор и др.)
  • Синхронизация с внешними календарями, Интернет-календари (Google Calendar, Яндекс Календарь и др.), экспорт / импорт календаря

Автор и ведущий семинара:
Исаев Роман – эксперт по бизнес-инжинирингу и управлению в банковской сфере.
Руководитель проектов организационно-корпоративного развития.
Профессиональный бизнес-тренер.
Автор книг: «Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг», «Секреты успешных банков».
Автор и разработчик Комплексной типовой бизнес-модели банка (финансовой организации).