четверг, 30 мая 2019 г.

Система "Agile (Scrum, Kanban): гибкое управление процессами, проектами и задачами"

Решение «Agile (Scrum, Kanban)» (далее Решение) – это система классов (справочников), параметров, настроек, функций и шаблонов отчётов, которые дополняют базовый функционал Business Studio. Разработано с помощью модуля «MetaEdit» и «Мастера отчётов».
Решение может быть установлено (интегрировано) в любую базу данных, созданную в актуальной версии Business Studio, вне зависимости от объёма наполнения информацией.
Благодаря Решению теперь организации не нужно приобретать несколько программных продуктов под разные функции. Все функции по гибкому управлению бизнес-процессами, проектами и задачами можно успешно выполнять в рамках одной базы данных в Business Studio.
Это даёт следующие выгоды и преимущества.
1. Экономия денежных средств.
2. Экономия времени.
3. Нет необходимости синхронизировать и интегрировать разные программные продукты и базы данных.
4. Системный подход. Возможность создать комплексную бизнес-модель (бизнес-архитектуру), в которой все компоненты будут взаимосвязаны.
5. Использование всех преимуществ процессного подхода.
6. Возможность по образцу (на примере) Решения создать свои новые классы, списки и параметры в «MetaEdit», шаблоны отчётов в «Мастере отчётов».

Пользователи Решения
Благодаря многофункциональности Решения оно будет полезно для всех подразделений организации, в первую очередь для следующих: управление бизнес-процессов и методологии, управление информационных технологий, управление стратегического и организационного развития, служба персонала, проектный офис, бизнес (продуктовые) подразделения, служба качества и стандартизации.

Алгоритм работы и использования Решения
Этап 1. «Планирование задач» 
Выбирается методология управления – Scrum или Kanban.
Создаются рабочие группы (команды) и назначаются роли (для Scrum – владелец продукта, Scrum мастер).
Заполняется полный перечень всех задач / требований (backlog) для процесса, продукта или проекта.
Для каждой задачи / требования в первую очередь указывается: оценка трудоёмкости, приоритет.
Устанавливаются связи с базовыми справочниками Business Studio.
Для методологии Scrum:
- заполняется справочник «Спринты»
- из задач / требований типа «backlog» выбираются самые приоритетные для включения в спринт, заполняются свойства (карточка) спринта, для задач устанавливается статус «backlog спринта»
- количество задач, которые может взять Scrum команда в спринт зависит от её средней производительности по предыдущим спринтам (velocity)
- выбираются задачи для реализации и для них устанавливается статус «в работе»
Для методологии Kanban:
- заполняется справочник «Этапы Kanban»
- из задач / требований типа «backlog» выбираются самые приоритетные, и их статус переводится на первый этап реализации (по порядку: планирование, разработка, тестирование)

Этап 2. «Исполнение и учёт задач» 
Согласно периодичности (например, каждое утро, в зависимости от выбранной методологии):
- проводятся совещания рабочей группы (команды)
- обсуждаются текущие результаты и корректируются параметры задач (в первую очередь приоритеты)
- изменяются статусы задач
- в спринтах проставляются фактические трудозатраты по задачам за прошедший день
- создаются новые задачи

Этап 3. «Контроль задач»
Для контроля задач применяются фильтры и встроенные шаблоны отчётов.
- В отчёте «Доска Scrum для спринта» используется контроль фактического времени выполнения задач и график Burndown chart
- В отчётах «Доска Kanban в формате Excel» используется контроль ограничений по количеству задач на каждом этапе (статусе)

Термины и определения
Agile – семейство гибких методологий по управлению проектами и процессами, среди которых выделяются Scrum и Kanban.
Спринт (sprint) – это рабочая итерация фиксированной продолжительности, которая включает набор задач для рабочей группы (команды).

Структура Решения
1. Два справочника «Задачи Scrum» и «Задачи Kanban»
- Хранение информации о задачах с большим количеством свойств (параметров): детальное описание, приоритет, статус (этап), тип (задача, требование / пользовательская история, баг, эпик, группа), нормативно-справочные документы
- Автоматическая нумерация задач
- Связи задач с действующими справочниками Business Studio: субъекты (автор и исполнитель задачи), процессы, проекты, направления деятельности (продукты)
- Возможность создания чек-листов для указания детальных работ по выполнению задачи (подзадач)
- Быстрое редактирование параметров задач из окна справочника (без открытия окна свойств задачи)
- Применение большого количества фильтров для выборки необходимой информации из справочника.
Примеры фильтров: мои задачи, задачи с выбранным исполнителем, задачи в рамках выбранных бизнес-процессов или проектов, задачи с определённым статусом, просроченные задачи, самые высокоприоритетные и трудоёмкие задачи, недавно создано / решено
- Возможность сортировки задач по приоритетам, срокам, трудоёмкости
- Возможность создания иерархической структуры задач
- Возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) задачи
- Примеры типовых задач с заполненными параметрами
***
- Для справочника «Задачи Scrum» отдельно указывается: статус из фиксированного списка (бэклог, бэклог спринта, в работе, готово), срок исполнения, оценка трудоёмкости (в часах и баллах – story points)
- Для справочника «Задачи Kanban» отдельно указывается: дата начала, дата завершения, статус (этап) из соответствующего справочника, трудоёмкость на этапах (таблица, факт)

2. Справочник «Спринты»
- Хранение информации о спринтах со следующими свойствами (параметрами): дата начала, дата завершения, Scrum команда (связь со справочником «субъекты»), статус, детальное описание, трудоёмкость итоговая (в баллах и часах), нормативно-справочные документы
- По каждому спринту ведётся история активностей (planning, meeting, review, retrospective) с указанием дат и комментариев
- По каждому спринту ведётся учёт фактически потраченного времени на каждую задачу в разрезе рабочих дней (доступно до 10 рабочих дней, 2 недели)
- Возможность создания иерархической структуры спринтов
- Возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) спринта
- Примеры типовых спринтов с заполненными параметрами

3. Справочник «Этапы Kanban»
- Возможность создания неограниченного количества этапов (статусов) для задач в рамках Kanban
- Для каждого этапа (статуса) указывается ограничение по количеству задач и суммарному времени
- На досках Kanban (отчёты) выводится информация только по трём этапам, настроенным по
умолчанию: планирование, разработка, тестирование

4. Отчётность
Kanban
- Доска Kanban (все задачи) в формате Word
- Доска Kanban (все задачи, с указанием бизнес-процессов) в формате Excel, включая расчёты и контроль ограничений по количеству задач на каждом этапе (статусе) задач
- Доска Kanban процесса в формате Word
- Доска Kanban процесса в формате Excel, включая расчёты и контроль ограничений по количеству задач на каждом этапе (статусе) задач
- Анализ времени выполнения задачи (Value Stream Mapping, Cycle time)

Scrum
- Доска Scrum (все задачи, с указанием продуктов) в формате Excel
- Доска Scrum для спринта в формате Word
- Доска Scrum для спринта в формате Excel, включая расчёты: план-факт, НЗР (незавершённые работы), диаграмма Burndown chart
- Доска Scrum продукта, включая Бэклог продукта (product backlog) в формате Excel
- Доска Scrum процесса в формате Excel
- Скорость работы Scrum команды (Velocity), среднее значение баллов (story points) по выполненным
спринтам

Общее
- Все задачи сотрудника (подразделения) в рамках Agile
- Стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) задачи (Scrum и Kanban) в формат MS Word
- Стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) спринта в формат MS Word

5. Дополнительные компоненты
- Новая вкладка «Agile» в главном меню Business Studio с кнопками для быстрого доступа ко всем справочникам и функциям, которые входят в состав Решения
- Возможность импорта информации в справочники «Задачи Scrum» и «Задачи Kanban» из внешних файлов MS Excel. Реализуется с помощью механизма «Пакеты импорта» в Business Studio

Информация по приобретению и внедрению