суббота, 25 января 2020 г.

Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов

«Process Optimizer: система анализа и оптимизации бизнес-процессов» (далее Система) включает 14 актуальных методов анализа, оптимизации и управления процессами, а также информационно-практические материалы.
В качестве входной информации для анализа используются графические модели и параметры бизнес-процессов, экспертные оценки, связи с организационной структурой, специальные справочники.
С технической точки зрения Система является дополнительным модулем для программного продукта Business Studio и представляет собой набор классов (справочников), параметров, настроек, функций и шаблонов отчётов, которые разработаны с помощью модулей «MetaEdit» и «Мастер отчётов». Система может быть установлена (интегрирована) в любую базу данных, созданную в актуальной версии Business Studio, вне зависимости от объёма наполнения информацией.

Благодаря Системе можно решить следующие задачи по оптимизации бизнес-процессов
1. Оптимизировать бизнес-логику процессов.
2. Улучшить показатели KPI по следующим группам: время выполнения и трудоёмкость бизнес-процессов, результативность (объём выхода бизнес-процессов), операционная эффективность, качество, издержки (себестоимость бизнес-процессов), фрагментарность.
3. Оптимизировать трудовые ресурсы бизнес-процессов на основе расчёта численности сотрудников (исполнителей).
4. Выбрать лучшие сценарии выполнения бизнес-процессов на основе сравнительного анализа и поддержки принятия решений.
5. Выявить наиболее проблемные бизнес-процессы, найти в них слабые места и причины неэффективности.
6. Внедрить инновационные разработки и успешные практики.
7. Разработать планы по развитию и повышению уровня зрелости бизнес-процессов.

Пользователи
Благодаря многофункциональности Системы она будет полезна для всех подразделений организации, в первую очередь для следующих: управление бизнес-процессов и методологии, управление информационных технологий, управление стратегического и организационного развития, служба персонала, проектный офис, бизнес (продуктовые) подразделения, служба качества и стандартизации.


Функционал и структура данных
1. Общие (универсальные) методы
1.1. Диагностика и аудит процессов (по чек-листам)
- Заполняется справочник «Требования» – каталог всех требований по всем чек-листам.
- Формируется чек-лист для выбранного бизнес-процесса (набор требований).
- В рамках диагностики и аудита бизнес-процесса в чек-листе по каждому требованию эксперты проставляют отметки и комментарии (описание несоответствий).
- Формируется стандартный отчёт, выводящий всю информацию из чек-листа в формат MS Word.
- На основе результатов диагностики и аудита бизнес-процесса выполняется метод 2.1, а также разрабатываются планы по оптимизации бизнес-процесса.

1.2. SWOT-анализ
- Выбирается объект для выполнения SWOT-анализа (например, бизнес-процесс, продукт, информационная система).
- Эксперты выявляют для выбранного объекта следующие факторы: сильные и слабые стороны, возможности развития и угрозы нормального функционирования. Каталог всех факторов для всех объектов хранится в отдельном справочнике.
- По каждому фактору указывается важность (для ранжирования) и привязываются стратегические цели (из соответствующего справочника).
- На основе SWOT-анализа разрабатывается стратегическая карта бизнес-процесса или другого выбранного объекта, а также планы оптимизации бизнес-процесса.
- Формируется стандартный отчёт, который выводит всю аналитическую информацию в MS Word.

1.3. Бенчмаркинг: поиск и внедрение лучших практик отрасли
- Выбирается объект для выполнения бенчмаркинга (например, бизнес-процесс, продукт, информационная система).
- Эксперты выявляют для выбранного объекта параметры (компоненты), требующие улучшения, либо разработки.
- Выявляются организации-конкуренты, в которых выбранный объект является лучшим по отрасли.
- Выполняется сбор информации с помощью разных источников (веб-сайты, личные контакты, mystery shopper / тайный покупатель, консалтинговые компании и др.). Информация заносится в Систему.
- Эксперты выполняют анализ и внедрение лучших практик.
- Формируется стандартный отчёт, который выводит всю информацию по бенчмаркингу в формат MS Word.

1.4. Анализ причин-следствий (Cause and Effect Diagram, диаграммы Исикавы)
Анализ проблем и причин (12 моделей)
- Неудовлетворённость клиентов
- Проблемы со сроками и качеством выполнения проектов
- Невыполнение показателей продаж
- Не реализуются стратегии, цели и показатели
- Регламенты процессов не исполняются
- Недостаток времени, перегрузки и задержки в работе
- Высокая текучесть кадров (частая смена персонала)
- Низкая корпоративная культура и уровень зрелости
- Высокие издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов)
- Медленное описание бизнес-процессов
- Медленное выполнение бизнес-процессов
- Большое количество операционных рисков в бизнес-процессах
Карты решений (12 моделей)
- Как повысить удовлетворённость клиентов
- Как обеспечить соблюдение сроков и качества проектов
- Как повысить продажи продуктов и услуг
- Как реализовать стратегию, цели и показатели KPI
- Как обеспечить исполнение регламентов бизнес-процессов
- Как преодолеть недостаток времени, перегрузки и задержки в работе
- Как снизить текучесть кадров (частую смену персонала)
- Как повысить корпоративную культуру и уровень зрелости
- Как снизить издержки и себестоимость бизнес-процессов (продуктов)
- Как ускорить описание бизнес-процессов
- Как ускорить выполнение бизнес-процессов
- Как снизить количество операционных рисков в бизнес-процессах
В качестве примера на нескольких схемах приводится финансовая организация.
Путь: «Управление – СМК – Диаграммы Исикавы».

1.5. Анализ операционных рисков процесса (на основе моделей)
- Справочник «Операционные риски (типовые)» содержит список всех возможных операционных рисков для процессов организации, сгруппированных по папкам (категориям).
- В свойства (карточку) каждого действия (операции) процесса привязываются операционные риски, которые могут произойти (реализоваться) именно при выполнении данного действия. Операционные риски можно визуально показать на модели процесса с помощью настройки показа параметров.
- Шаблон отчёта «Анализ операционных рисков процесса» выводит таблицу с указанием возможных (потенциальных) операционных рисков по каждому действию процесса, выполняется расчёт уровня рискованности процесса (или индекс проблемности процесса).

1.6. Сравнительный анализ и поддержка принятия решений
Применяется для сравнительного анализа и принятия решения по выбору любых типов объектов: сценарии бизнес-процесса, программные продукты для внедрения, города для открытия операционного офиса (точки продаж), нового продукта для разработки и многое другое.
Алгоритм метода.
- Выбираются объекты для сравнительного анализа.
- Выбираются критерии для оценки.
- Эксперты устанавливают оценки и веса по каждому критерию для каждого объекта.
- Шаблон отчёта «Сравнительный анализ» с помощью математических расчётов автоматически определяет лучший выбор (объект).

1.7. Управление задачами (включая контроль процессов, поручений, личный органайзер)
- Хранение информации о задачах с большим количеством параметров: дата начала (факт), дата завершения (план и факт), детальное описание, приоритет, статус, тип (задача, требование / пользовательская история, баг, эпик, группа), нормативно-справочные документы
- Автоматическая нумерация задач
- Связи задач с действующими справочниками Business Studio: субъекты (автор и исполнитель задачи), процессы, проекты, направления деятельности (продукты)
- Возможность создания чек-листов для указания детальных работ по выполнению задачи (подзадач)
- Быстрое редактирование параметров задач из окна справочника (без открытия окна свойств задачи)
- Применение большого количества фильтров для выборки необходимой информации из справочника.
Примеры фильтров: мои задачи, задачи с выбранным исполнителем, задачи в рамках выбранных бизнес-процессов или проектов, задачи с определённым статусом, просроченные задачи, задачи на эту неделю, самые важные задачи
- Возможность сортировки задач по любым параметрам
- Возможность создания иерархической структуры задач
- Возможность настраивать набор параметров в окне свойств (карточке) задачи
- Примеры типовых задач по организационному развитию с заполненными параметрами
- Стандартный отчёт, выводящий свойства (карточку) задачи в формат MS Word
- Статический шаблон отчёта «Органайзер (все задачи) Excel». Выводится Excel таблица всех задач с указанием ключевых параметров и статистикой.
- Шаблон отчёта «Задачи и требования для оптимизации процесса».

2. Специальные (процессные) методы
2.1. Анализ уровня зрелости процесса
- Эксперты заполняют чек-листы по диагностике и аудиту бизнес-процесса (пункт 1.1).
- Шаблон отчёта «Анализ уровня зрелости процесса» автоматически рассчитывает уровень зрелости. На основе данного отчёта и показателя можно разработать планы оптимизации бизнес-процесса, а также сравнить выбранный бизнес-процесс с другими процессами организации (например, в формате рейтингов / грейдов).
Процессы с минимальным уровнем зрелости подлежат первоочередной оптимизации. Владельцы процессов с максимальным уровнем зрелости обычно получают дополнительные бонусы или вознаграждения.

2.2. Анализ бизнес-логики процессов (по чек-листам)
- Алгоритм выполнения данного метода аналогичен методу 1.1.
- В качестве требований выступают вопросы по анализу бизнес-логики процесса. Список вопросов включён в Систему.
- Входящими данными являются графические модели бизнес-процесса, которые анализируют эксперты.
- На основе данного метода разрабатываются новые версии моделей бизнес-процесса (2.0, 3.0 и т.д.), в которых прорабатываются выявленные проблемы и особенности бизнес-логики.

2.3. Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса
- В свойствах бизнес-процессов (процедур, функций) на вкладке «Параметры ФСА» указывается время выполнения.
- Отчёт «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» автоматически рассчитывает два значения.
1) Трудоёмкость (Т) процесса (затраты рабочего времени на однократное выполнение процесса или производство единицы продукции). Т = сумма времени выполнения каждой процедуры (действия) у процесса.
2) Коэффициент (К) полезного использования времени в рамках процесса.
Формула расчёта: К = Т / Фактическая длительность процесса (время завершения – время начала).
Принято считать, что если К > 80%, то бизнес-процесс является эффективным с точки зрения времени выполнения. Т.е. задержки, простои и ожидания в бизнес-процессе составляют не более 20%.

2.3.1. Расчёт численности персонала
- В шаблоне отчёта «Анализ полезного времени и трудоёмкости процесса + расчёт численности персонала» вручную задаются три параметра: коэффициент поправки на логические операторы модели процесса и другие факторы (повышающий / понижающий), количество рабочих дней в месяце, количество выполнений процесса в течение месяца.
- Далее шаблон отчёта автоматически с помощью математической формулы рассчитывает рекомендуемое количество сотрудников (численность персонала) для данной трудоёмкости процесса и указанных параметров.

2.4. Ранжирование процессов по важности и проблемности
- В свойствах процессов эксперты заполняют параметры: важность, проблемность. Важность обычно определяется на основе объёмов продаж у процесса (если он основной / продуктовый), либо на основе влияния на стратегию развития организации. Проблемность обычно определяется на основе количества операционных рисков (ошибок, дефектов, сбоев) процесса.
- Шаблон отчёта «Ранжирование процессов (важность, проблемность)» выводит в Excel соответствующую таблицу, рассчитывается индекс приоритетности процессов, по которому выполняется автоматическая сортировка (ранжирование) процессов.

2.5. Анализ актуальности процессов
- В свойствах процессов задаётся параметр «Периодичность актуализации (в днях)». Если параметр не задан, то в отчёте устанавливается значение по умолчанию – 120 дней.
- Для группы процессов (процедур) формируется шаблон отчёта «Анализ актуальности процессов», в котором выводятся даты последней актуализации моделей процессов.
Процессы автоматически сортируются по указанным датам.
Выполняется расчёт для контроля соблюдения периодичности актуализации, и для устаревших процессов (с нарушенным сроком актуализации) автоматически проставляются соответствующие отметки.
Рассчитывается доля актуальных процессов (в процентах) в выбранной группе процессов.

2.6. Анализ фрагментарности процесса
Для реализации метода необходима графическая модель процесса или указание исполнителей в свойствах подпроцессов.
Шаблон отчёта «Анализ фрагментарности процесса» выводит следующую информацию.
Фрагментарность (FRAG) бизнес-процесса рассчитывается по формуле: FRAG = OBR / FTR.
FTR (функциональный переход) – переход от одной функции к следующей.
OBR (организационный разрыв) – это функциональный переход в бизнес-процессе, при котором меняются исполнители функций.
На основе показателя FRAG можно определить к какому типу управления относится организация – к процессному (FRAG => 0) или к функциональному (FRAG => 1).
Принято считать, что у бизнес-процессов с показателем FRAG < 0,5 наблюдается меньше операционных рисков (ошибок, дефектов, сбоев) и задержек по времени в исполнении.
Метод работает корректно при двух условиях:
- у выбранного процесса нумерация подпроцессов точно соответствует последовательности их выполнения;
- для каждого подпроцесса привязано не более одного исполнителя.

2.7. Анализ матрицы ответственности процессов
Шаблон отчёта «Матрица ответственности процесса» или «Матрица ответственности процессов (до нижнего уровня)» выводит в файл Excel информацию по ответственным и исполнителям всех процессов (для нескольких или всех нижестоящих уровней от выбранного процесса).
В справочнике «Чек-листы» по готовому образцу создаётся чек-лист для анализа матрицы.
По каждому требованию чек-листа эксперты проставляют отметки и комментарии. При выявлении нарушений требований (несоответствий) разрабатываются задачи по оптимизации матрицы ответственности процессов. Формируется стандартный отчёт, который выводит информацию из чек-листа в файл Word.

3. Информационные и аналитические материалы
3.1. Организационная структура департамента бизнес-архитектуры и процессного офиса
На примере крупной организации.

3.2. Показатели KPI «Управление процессами и организационное развитие»
Более 20 показателей, включая оценку работы процессного офиса.
Путь: «Управление – Цели и показатели – Показатели».

3.3. Образцы документов
Основные нормативные документы по управлению бизнес-процессами
- Положение о бизнес-процессах (на примере финансовой организации)
- Шаблон стандарта бизнес-процесса
- Соглашение по бизнес-моделированию в Business Studio (на примере финансовой организации)
- Соглашение по бизнес-моделированию в нотации BPMN
- Методика описания бизнес-процессов (на примере финансовой организации)
- Методика оптимизации бизнес-процессов (на примере финансовой организации)
- Методика аудита и доработки бизнес-архитектуры организации в Business Studio
- Соглашение SLA Управления бизнес-процессов и методологии
Структурные регламенты по бизнес-процессам и методологии
- Положение об Отделе по управлению бизнес-процессами
- Должностная инструкция Начальника отдела по управлению бизнес-процессами
- Должностная инструкция Ведущего специалиста отдела по управлению бизнес-процессами
- Положение о Комитете по управлению бизнес-процессами
- Положение об Отделе методологии
Организационные и технические документы по бизнес-моделированию (12 документов)
- Техническое задание на разработку и внедрение электронной базы знаний (HTML, Портал)
- Памятка к электронной базе знаний (HTML, Портал)
- Матрица рабочих групп по бизнес-процессам
- Матрица согласования бизнес-процессов
- Анкеты для сбора информации по описанию и актуализации бизнес-процессов (3 анкеты)
- Анкеты для анализа и оптимизации бизнес-процессов (5 анкет)
- План полного аудита собственной Бизнес-модели в Business Studio
- План проекта по описанию бизнес-процессов с помощью Business Studio
- Чек-лист аудита бизнес-процесса
- Приказ по описанию бизнес-процессов
- Приказ по управлению изменениями
- План (порядок) разработки графической модели процесса в Business Studio
Путь: «Объекты деятельности – Документы – Электронные документы»

4. Дополнительные компоненты
- Новая вкладка «САОБП (процессы)» в главном меню Business Studio с кнопками для быстрого доступа ко всем справочникам и функциям, которые входят в состав Системы
- Примеры заполнения справочников, созданных в рамках Системы.
- Возможность добавления текстовых приложений в свойствах (карточках) бизнес-процессов.
- Справочник «Глоссарий». Возможность указания терминов и определений для каждого бизнес-процесса.

5. Дополнительные шаблоны отчётов 
- «Владельцы и аналитики для группы процессов» (с указанием фамилии, имени, отчества сотрудников)
- «Глоссарий процесса»
- «Дерево документов с указанием привязанных файлов»
- «Дерево процессов (до нижнего уровня)». По умолчанию не показывается в меню «Отчёты».
- «История изменений процесса и контроль согласования» (с указанием версий, изменений, согласователей, замечаний, даты и результатов согласования)
- «Лист согласования процесса»
- «Модели процесса и всех подпроцессов» (для вывода всех графических моделей в файл MS Word). По умолчанию не показывается в меню «Отчёты».

Информация по приобретению Системы
Стоимость 55 000 руб.
Скидка 10% предоставляется:
- при покупке модуля вместе с лицензиями Business Studio
- при покупке двух и более модулей автора-разработчика
Скидки не суммируются.
Контакт для приобретения: isaev.ra@bankiram.pro.

Количество пользователей в организации, на которую заключён лицензионный договор, не ограничено. Зависит только от количества приобретённых лицензий Business Studio
Лицензия бессрочная (неограниченная по времени).
В течение 1 года после приобретения Клиент получает следующие Обновления бесплатно.
Технические требования: Business Studio актуальной версии, модуль «MetaEdit».
Возможна доработка под индивидуальные требования Клиента.

- Примеры формируемых отчётов
- Видео-презентация версии 1.0

Автор-разработчик
Исаев Р.А. Эксперт по организационному развитию и процессному управлению.
Партнёр ГК «Современные технологии управления».
Бизнес-тренер и специалист по Business Studio.